Proje İçeriği

Bağış toplama süreçlerinin uçtan uca dijitalleştirilmesi için gerçekleştirilen bir çalışma oldu. Tablet Projesi ile en önemli gelir kaynaklarımızdan biri olan çelenk bağışı iş süreçleri online ortama taşınarak önemli oranda verimlilik artışı sağlandı. Cenaze törenlerinde isimlerinin çelenk üzerine yazılması için web sitemiz üzerinden online, çağrı merkezi üzerinden telefon ile veya tören yerinde bağışlar yapılıyor. Saha personelimiz her sabah ofise geliyor, nerede hangi tören var, kimler hangi törene gidecek ve bu törenlere yapılan bağışların listesini alıp tören yerlerine giderek bağışçıların isteğini yerine getiriyordu. Tören yerinde alınan bağışlar karşılığında makbuzları elle kesip kestiği makbuzları da bir kaç gün sonra ofise getirip sisteme girilmesini sağlıyordu. Ayrıca tahsilat personeli o gün kimlerden tahsilat yapılabileceğinin listesini sistemden alıyor ve her biri için tahsilat kartını döküyor ve tahsilata çıkıyordu. Birkaç gün sonra ofise geldiğinde yaptığı tahsilatların bilgisini ofisteki personele veriyor ve o arkadaş da sisteme giriyordu. Bu süreç maalesef bazen uzayabiliyor hatta karışıklığa yol açabiliyordu. Aynı zamanda ekstra iş yükü de çıkarıyordu. Bu sebeple 2021 yılı sonunda bu süreçleri nasıl dijitalleştirebilir ve online yapabiliriz diye düşündük ve tablet projesi ortaya çıktı. Saha personeline tablet verip, bu tabletleri AX’a (ERP) online bağlayıp tüm süreçleri bunun üzerinden yürütmeye karar verdik. Tablet uygulamasını Flutter teknolojisi kullanarak bir Android uygulama olarak geliştirdik ve .Net kullanılarak yazılmış web servis ile de ERP’ye entegre ederek AX ve tablet arasındaki veri alışverişini de HTTPS protokolü ile güvenli bir şekilde sağladık.” - Saha personeli tören yerinde aldığı bir bağışı direk tablete girerek aynı zamanda online olarak ERP’ye de girmiş oluyor. Ofiste ikinci bir girişe gerek kalmıyor. - Saha personeli tören yerindeyken o tören ile ilgili gelen çağrıları telefonda almaya çalışıyordu ama bazen yanlışlıklar olabiliyordu. Şimdi ise kendisi ile ilgili törene atanan kayıtları tablet üzerinden görüp direkt işlemi tamamlıyor. - Saha personeline iş atanabiliyor ve işin takibi yapılabiliyor. - Tablet üzerinden kredi kartı ile ödeme alınabiliyor ve bu ödemede direk ERP üzerinde tahsilat kaydı olarak girilebiliyor. Böylece nakit bağış kurgusunun minimum düzeye çekilmesi sağlanıyor. - Bağışçılar törenlerde yapılan işlemin (çelenk veya mutlu gün panosunun) görüntüsünü görmek isteyebiliyor. Tablet ile bunların fotoğrafı çekilip doğrudan törenin içerisine yükleniyor. Bu sayede bağışçıya e-posta ile bu bilgi gönderilebiliyor. - Bağışçı ile birebir temasta olunduğu için bağışçı bilgilerinin güncellenmesi sahada yapılabiliyor. - Tablet kullanan herkes tören açabildiği için işlemler çok daha hızlı ilerliyor. Şube – merkez bağımlılığı kalkmış oldu. - Tahsilat personelinin her gün ofise gelip tahsilat kartı bastırmasına gerek kalmadı. Bağışçıya gittiğinde tablet üzerinden o bağışçının hangi törenlerden ne kadar bağışı olduğunu görebiliyor ve hangilerini ödemek istiyorsa seçip işlemini yapıyor. Online olarak ERP üzerinde de işlem tamamlanmış oluyor. - Dijitalleşme çalışmaları ile bağışçılarımızda bize karşı bir güven duygusu oluştuğunu da görüyoruz. Sonuç olarak tüm saha personelinin her sabah ofise gelip oradan tören yerlerine dağılması gerekliliği ortadan kalktı, her gün basılan yüzlerce sayfa tahsilat kartının basılmasına gerek kalmadı, sahada yapılan işlemler online ERP ye aktığı için ofis personelinin tekrardan makbuz girişine gerek kalmadı ve anlık takip edilebilir hale geldi, tablet üzerinden yapılan route takibi ile hangi tören yerine kimin daha yakın olduğu hızlıca belirlendiği için gelen bağışlar daha hızlı yerine getirilebilir oldu.

Projenin Amacı

Sivil Toplum Kuruluşu - Eğitim

Proje içindeki en büyük inovasyon nedir? (yeni bir teknoloji veya var olan teknolojinin farklı kullanımı gibi. IOT, M2M, AI vb.)

Bağış süreçlerinin dijitalleştirilmesi için yapıldı.

Proje kurum içindeki hangi bölüme fayda sağlamıştır?(satış, pazarlama, finans, İK, IT, Üretim, Planlama, Satın alma, Lojistik Müşteri İlişkileri gibi)

Sahadaki tüm bağış sürecinin dijital ortamlardan iletilmesi ve online ERP entegrasyonu sayesinde anlık izlenebilirlik ve şeffaflık sağlanması.

Projenin hayata geçirilmesi konusunda üst yönetimin desteğini tam olarak alabildiniz mi?

Evet. Projeye üst yönetim çok inandı ve bizi hep destekledi.

Proje sonunda ortaya çıkan sonuçları analiz edebildiniz mi? Rakamsal verilerle ifade eder misiniz?(ROI, maliyetlerde yüzdesel azalma, üretim süresinde azalma, hata payının düşmesi vs.)

Bağış Kabul

Projenizde şirket içinden kaç kişi aktif olarak görev almıştır? Ekip birimleri hakkında kısaca bilgi verir misiniz?

IT biriminden 1 kişi yazılım geliştirme tarafında tam zamanlı, 1 kişi de yarı zamanlı olarak görev aldı. Ayrıca geliştirilen yazılımların sistem entegrasyonlarının yapılması, tabletlere yüklenmesinin sağlanması, mdm entegrasyonu gibi işlemler için de 1 sistemci arkadaşımız destek verdi.

Projenizde (varsa)işbirliği kurduğunuz veya destek aldığınız bilişim şirketlerini belirtiniz.

ERP tarafında destek aldığımız Microsoft Dynamics AX Partneri ETG firmasından destek aldık.

Proje sırasında kullandığınız ve spesifik önemi olan markaları (varsa) belirtiniz. (Yazılım veya donanım markaları)

Casper marka tabletler kullandık. MDM için de Sophos'un uygulamasını kullandık.